Zapytanie ofertowe - konferencja 16-18 listopada 2026 r.

Zapytanie ofertowe

Świadczenie kompleksowej usługi hotelowo-konferencyjnej w związku z organizacją konferencji w dniach 16–18 listopada 2026 r.

1. Zamawiający

Fundacja Instytut Nowej Kultury zaprasza do składania ofert na świadczenie kompleksowej usługi hotelowo-konferencyjnej w związku z organizacją ogólnopolskiej konferencji pn. „Przemoc domowa w rodzinach z problemem alkoholowym”.

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Wewnętrzną procedurą zakupu towarów i usług Fundacji Instytut Nowej Kultury.

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie przez obiekt hotelowy kompleksowej obsługi konferencji, obejmującej sale konferencyjne i warsztatowe, noclegi, wyżywienie, serwisy kawowe, podstawowe wyposażenie konferencyjne oraz zaplecze organizacyjne.

Element	Wymaganie
Termin konferencji	16–18 listopada 2026 r.
Lokalizacja	m.st. Warszawa
Standard obiektu	minimum ******* lub równoważny
Liczba uczestników	około 210 osób
Noclegi	około 150 osób, 2 noce: 16/17 i 17/18 listopada 2026 r.
Sala plenarna	dla około 210 osób
Sale warsztatowe	możliwość równoległej pracy w 8 grupach w drugim dniu konferencji
Obiady	dla około 210 osób w każdym dniu konferencji
Kolacje	dla około 210 osób w pierwszym i drugim dniu konferencji
Śniadania	dla około 150 osób korzystających z noclegu
Serwisy kawowe	dla około 210 osób przez dwa pełne dni konferencji oraz połowę trzeciego dnia, zgodnie z harmonogramem wydarzenia
Internet	dostęp do internetu w obiekcie
Zaplecze organizacyjne	miejsce na punkt rejestracyjny / biuro konferencji
Klimatyzacja/wentylacja	wymagana klimatyzacja lub wentylacja
Dostępność	obiekt dostępny dla osób ze szczególnymi potrzebami

Zamawiający dopuszcza możliwość niewielkiej zmiany liczby uczestników na etapie realizacji zamówienia.

3. Dostępność architektoniczna

Obiekt powinien zapewniać dostępność architektoniczną dla osób ze szczególnymi potrzebami, w szczególności:

brak barier architektonicznych w ciągach komunikacyjnych;
dostęp do windy w przypadku kondygnacji wyższych;
możliwość korzystania z dostosowanego pokoju hotelowego;
dostęp do sali szkoleniowej i restauracji bez konieczności pokonywania schodów.

4. Oferta powinna zawierać

Oferent powinien przedstawić:

dane oferenta;
nazwę i adres obiektu;
potwierdzenie dostępności obiektu w terminie 16–18 listopada 2026 r.;
informację o standardzie obiektu;
opis sali plenarnej;
opis sal warsztatowych wraz z potwierdzeniem możliwości równoległej pracy w 8 grupach w drugim dniu konferencji;
informację o liczbie miejsc noclegowych i strukturze pokoi;
opis proponowanego wyżywienia i serwisów kawowych, z uwzględnieniem serwisu kawowego dla około 210 osób przez dwa pełne dni konferencji oraz połowę trzeciego dnia;
opis podstawowego wyposażenia konferencyjnego;
informację o dostępie do internetu;
informację o dostępności architektonicznej obiektu;
informację o doświadczeniu w obsłudze wydarzeń konferencyjnych lub szkoleniowych;
cenę brutto za realizację zamówienia;
kalkulację kosztów obejmującą:

noclegi;
wyżywienie;
serwisy kawowe;
wynajem sal;
podstawową obsługę konferencyjną;
ewentualne koszty dodatkowe.

Cena powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia.

5. Kryteria oceny ofert

Kryterium	Waga
Cena	70%
Standard i funkcjonalność obiektu	20%
Dostępność i układ sal konferencyjnych oraz warsztatowych	5%
Doświadczenie w obsłudze wydarzeń konferencyjnych lub szkoleniowych	5%

Zamawiający wybierze ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny oraz warunków realizacji usługi.

6. Termin i sposób składania ofert

Zapytanie ofertowe zostaje opublikowane w dniu 17 czerwca 2026 r.

Oferty należy przesłać do dnia 24 czerwca 2026 r. do godz. 15:00 drogą elektroniczną na adres:

biuro@instytutnowejkultury.pl

Tytuł wiadomości:

Oferta – konferencja przemoc domowa 2026

7. Sposób składania ofert i poufność

Oferta powinna zostać złożona w formie elektronicznej jako plik zabezpieczony hasłem, np. plik PDF lub archiwum ZIP, i przesłana na adres e-mail wskazany w niniejszym zapytaniu.

Hasło do oferty należy przesłać w odrębnej wiadomości e-mail po upływie terminu składania ofert, w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Otwarcie ofert nastąpi po upływie terminu składania ofert oraz po przekazaniu haseł przez oferentów.

8. Informacje końcowe

Zamawiający zastrzega sobie możliwość:

wezwania oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oferty;
negocjacji ceny lub warunków realizacji zamówienia;
wyboru oferty najkorzystniejszej z punktu widzenia ceny, jakości i warunków organizacyjnych;
unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
zmiany liczby uczestników w przypadku zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego;
zawarcia umowy wyłącznie z oferentem niepowiązanym osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym.