Zapytanie ofertowe

ZAPYTANIE OFERTOWE

świadczenie kompleksowej usługi hotelowej i szkoleniowej w Warszawie w 2026 r.

1. Zamawiający

Fundacja Instytut Nowej Kultury z siedzibą w Warszawie zaprasza do składania ofert na świadczenie kompleksowej usługi hotelowej w związku z realizacją zadania publicznego pn. „Szkolenie dla pracowników oświaty z zakresu FASD – „Rozumiem i wspieram”, współfinansowanego ze środków Narodowego Programu Zdrowia na lata 2021-2026 w ramach konkursu przeprowadzonego przez Krajowe Centrum Przeciwdziałania Uzależnieniom.

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z „Wewnętrzną procedurą zakupu towarów i usług Fundacji Instytut Nowej Kultury” oraz zasadą konkurencyjności i racjonalnego wydatkowania środków publicznych.

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi hotelowej dla cyklu pięciu 3-dniowych szkoleń realizowanych w 2026 r. na terenie miasta stołecznego Warszawy.

Zakłada się udział średnio ok. 33 osób w każdej edycji szkolenia.

Zamówienie obejmuje w szczególności (5 edycji):

• noclegi ze śniadaniem w pokojach jedno- i dwuosobowych (2 noce);
  • 15 pokoi 2-osobowych (Twin);
  • 3 pokoje 1-osobowe;
• wyżywienie uczestników (4 posiłki /2 kolacje, 2 obiady);
• ciągły serwis kawowy (2 dni);
• wynajem dwóch sal szkoleniowych:
  • sala szkoleniowa (32 os.): 3 dni
  • sala szkoleniowa (16 os.): 2 dni
• wyposażenie sal szkoleniowych (projektor, ekran, flipchart, dostęp do wi-fi);
• zapewnienie zaplecza organizacyjnego umożliwiającego realizację szkolenia (Sekretariat szkolenia);
• bezpłatny parking dla uczestników.

Zamawiający dopuszcza możliwość niewielkiej zmiany liczby uczestników.

3. Terminy realizacji

Usługa realizowana będzie w następujących terminach:

• 19–21 maja 2026 r.
• 22–24 lipca 2026 r.
• 5–7 sierpnia 2026 r.
• 7–9 października 2026 r.
• 21–23 października 2026 r.

Zamówienie powinno zostać zrealizowane w jednym obiekcie hotelowym zlokalizowanym w Warszawie.

4. Wymagania dotyczące obiektu

Obiekt hotelowy powinien:

• posiadać standard minimum *** lub równoważny;
• dysponować dwiema salami szkoleniowymi z dostępem do światła dziennego oraz możliwością zaciemnienia;
• posiadać klimatyzację lub wentylację;
• zapewniać dostępność architektoniczną dla osób ze szczególnymi potrzebami, w szczególności:
  • brak barier architektonicznych w ciągach komunikacyjnych,
  • dostęp do windy w przypadku kondygnacji wyższych,
  • możliwość korzystania z dostosowanego pokoju hotelowego,
  • dostęp do sali szkoleniowej i restauracji bez konieczności pokonywania schodów.

5. Kryteria oceny ofert

Oferty będą oceniane według następujących kryteriów:

• cena - 80%
• warunki realizacji usługi (standard obiektu i sale szkoleniowe) – 20%

6. Sposób przygotowania oferty

Oferta powinna zawierać:

• dane oferenta;
• cenę brutto za osobodobę (noclegi wraz z wyżywieniem);
• koszt wynajmu sal szkoleniowych;
• informację o standardzie obiektu;
• potwierdzenie dostępności w podanych pięciu terminach.

7. Termin składania ofert

Oferty należy przesłać w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia publikacji zapytania ofertowego, tj. do dnia 20.03.2026 r.

Tytuł wiadomości: „Oferta – hotel FASD 2026”

8. Sposób składania ofert i zasada poufności

Oferta powinna zostać złożona w formie elektronicznej jako plik zabezpieczony hasłem (np. plik PDF lub archiwum ZIP) i przesłana na adres e-mail: biuro@instytutnowejkultury.pl w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym.

Hasło do oferty należy przesłać w odrębnej wiadomości e-mail w terminie do 2 dni roboczych od upływu terminu składania ofert (tj. do dnia 24.03.2026 r. ) na wskazany powyżej adres.

Przekazanie hasła przed upływem terminu składania ofert może skutkować odrzuceniem oferty.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Otwarcie ofert nastąpi po upływie terminu na przekazanie haseł.

9. Informacje końcowe

Zamawiający zastrzega możliwość:

• negocjacji ceny;
• unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
• rozliczania usługi po każdej edycji szkolenia.